Folkehelse og samordnet planlegging


Ny folkehelselov er ment å være et virkemiddel for helhetlig og samordnet folkehelsearbeid på tvers av både nivåer og sektorer i kommunene. Denne teksten definerer og gir tips om samordning generelt, samordnet handling og samordnet planlegging.

Av: Asle Farner 

 

Samordning generelt:

All praktisk samordning springer ut av at de samarbeidende parter selv ser behovet og har reell interesse av at samordning finner sted eller at det finnes et myndig organ (”ledelsen”?) som ser behovet og har reell interesse og som pålegger noen oppgaven.

 

All samordning må dreie seg om konkrete ting – dvs. at den som ser behovet eller har interesse av at dette skjer bidrar til at behovet og hensikten konkretiseres: Hva trengs samordnet og hvorfor? De som praktisk skal forestå samordning eller ”skal samordne seg” må også danne seg et konkret bilde av hva og hvorfor, i tillegg til at de kan danne seg et bilde av hva de selv kan bidra med og få ut av dette.

 

All samordning har en pris – ting må gjøres på nye måter, en gjør seg avhengig av andre, det tar som regel mer tid enn å gjøre som en pleier, det innbærer møter med ukjente hindinger og samarbeidet kan i seg selv oppleves som vanskelig, som regel er det mer ”gi-og-få” enn ren ”vinn-vinn”.  Så det kreves samarbeidsvilje og –evne.

 

Samordning er ikke minst et ledelsesansvar: stille krav, følge aktivt opp, legge forholdene til rette og bidra når samarbeidet butter, fungere som portåpner utad og gi ryggdekning.

 

Samordning skal som regel skje på toppen av alle andre oppgaver, med fare for å bli nedprioritert i forhold til de enkelte parters ”basisoppgaver”. Eller de involverte medarbeider kommer i en squiz mellom ”sine oppgaver” og fellesoppgavene, man kan få en indre lojalitetskonflikt mellom ledelse av samarbeidsprosjekt og basisledelse.

 

Kort oppsummert om samordning;

·         Oppgaver og mål må konkretiseres - ledelse bidrar til dette

·         Forventninger mellom samarbeidende aktører må gjøres eksplisitte og avklares,både mellom partene og internt hos hver part

·         Det må gis rom og prioritet – ledelse og medarbeidere må bidra 

·         Klar kommunikasjon og velvilje som bidrar til felles læring og bedre styring

·         Gruppedynamikken og samspillet må følges opp like mye som resultat og framdrift

 

Samordnet handling

Her er det snakk om at planer foreligger og at disse rommer definerte samarbeidstiltak eller tiltak som burde samordnes. Generelt kommentert bør slik samordning avklares, skje og følges opp i tilknytting til ordinær virksomhetsplanlegging, budsjettering, årsmelding eller tertialrapportering. Men i mange kommuner fanges ikke dette opp i tverretatlige fora, det foregår i beste fall i den enkelte sektor eller resultatenhet. Eller det skjer bare på noe definerte tverretatige prosjekter eller tiltaksområder. Mange steder skjer det overhode ingen resultatrapportering fra slike prosjekt eller tiltaksområder, slik at det blir vanskelig å følge opp også det som måtte være definert som samordning.Det fører for langt å gi noen oppskrift her, men pekes på noen stikkordmessige utfordringer:

 

·        Forsterket fokus på virksomhetsplanlegging, med vekt på å definere tydelige felles prosjekter eller tiltaksområder – samt tydelig rapportering og og lederoppmerksomhet på oppfølging av dette.

·        Bruk av prosjekt som arbeidsform på utpekte tverrfaglige arbeidsfelt der det er spesielt behov for samordning, med prosessmessig oppfølging rundt dette: forventnings-avklaring, læringsdager om det å samarbeide og hvordan dette kan forbedres i resten av prosjektperioden og eventuelt på andre felt osv.

·        Systematisk identifisering av nødvendige samordningstiltak – ledere må gjennomtenke hvor de ser at deres resultater kunne bli bedre dersom andre virksomheter bidro til dette, medarbeidere gjør tilsvarende. I forbindelse med rapportering eller virksomhetsplanlegging spilles disse behovene og utfordringene ut.

·         Evt. kan man også gjøre motsatt: Hvor blir resultater dårligere eller ressursbruk lite effektiv på grunn av manglende samordning. Her kan gjerne erfaringer fra brukere også trekkes inn.

Om man tar dette på alvor, vil dette igjen kreve at man planlegger i fellesskap eller samordner sin særplanlegging bedre (se nedenfor). I bakhodet må man ha de generelle forutsetninger for samordning (se over).

 

Samordnet planlegging

Dette kan være så mangt:

·        At (sektor)planlegging foregår i samme tidsperiode og at det legges inn arenaer for å drøfte spesielle samordningspunkter underveis, slik at planene på disse temaene samkjøres.

·        At det på alle planer foregår med reell fullført saksbehandling, i hvert fall i start- og sluttfase, slik at nødvendige samordningsbehov signaliseres og innarbeides.

·        At det etableres referansegrupper eller tverretatlige planleggingsgrupper som bistår eller forestår utarbeidelse av planer som krever tverretatlig innsats hele veien. Men poenget her er at dette må gjøres på måter som mobiliserer, forplikter og gir noe tilbake til de deltakende, jfr. de generelle forutsetninger for samarbeid. Dvs. at forventningsavklaring, lederoppmerksomhet, rom og prioritet osv. må være på plass. Gjennom samarbeidsperioden må en så sørge for at kommunikasjonen fungerer, at samarbeidsproblemer blir synliggjort og håndtert osv.

·         At plandokumentene blir synliggjort og samordnet, så en unngår planjungelen. Enhver temaplan bør sees som en utredning og politikk/tiltak derfra sorteres inn i kommuneplan, handlingsprogrammet til kommuneplanen, virksomhetsplaner og prosjekter. Det bør pekes ut én ansvarlig for hver utredning, som ser til at hvert tiltak eller vedtakspunkt i planen/utredningen adresseres til én utpekt ansvarlig leder i de involverte resultatenheter eller sektorer. Slik blir det mulig å følge opp planer gjennom årsrapportering og virksomhetsplanlegging, der alle må redegjøre for sin bit. 

·        Jeg tror at det nyss lovpålagte arbeidet med å lage en planstrategi bør brukes som en gylden anledning til å drøfte hvordan få til (bedre) samordnet og samordnende planlegging i kommunen.

 

Alt det jeg skriver ovenfor er gamle sannheter, velkjent for de fleste. Men poenget er både:

·         hvordan vi gjør det og med

·         hvilken innstilling vi forholder oss til vårt ansvar i det som skal skje.

 

Det betyr at arbeidet med planprogram for alle større planer også blir viktig. Samarbeidende sektorer og enheter må involveres sterkt i dette, slik at opplegg og roller er klargjort og akseptert når en starter arbeidet.

 

Hvis vi ser vår rolle i en felles plangruppe som å være en innspiller, og så får det være prosjektleders ansvar å sy det sammen, så har sømmen raknet før vi tok fatt. Hvis vi først tenker gjennom ”hva skulle jeg ønske at jeg/vi fikk ut av dette – hvis jeg/vi fikk tid til å delta ordentlig i dette”, så er vi allerede i gang med å søke etter muligheter for samordning!

 

 

 

 
 
 
Kommunetorget

2018 (C) Kommunetorget

» FORUM

E-post: post@kommunetorget.no

Lukk
Tips en venn:
Ditt fornavn:

Din e-post adresse:
Ditt etternavn:

Din venns e-post adresse:
Din melding / beskjed / kommentar:

(URL til siden blir automatisk lagt inn i e-post meldingen.)

Kode: s81876
(Skriv inn koden over.)