Tilbakemelding og rapportskriving


Etter utført kontroll skal kontrollørene alltid presentere seg og muntlig redegjøre for inntrykket de har fått. Det skal også skrives en befaringsrapport eller kvittering for at kontrollen har funnet sted. Dersom kontrollørene har avdekket mulige brudd på alkoholregelverket skal det også skrives en tilleggsrapport.

TILBAKEMELDING TIL ANSVARSHAVENDE

I henhold til alkoholforskriften § 9-5 skal kontrollørene etter utført kontroll alltid presentere seg for stedets ansvarshavende og muntlig redegjøre for inntrykket av stedet. Stedet må få tilbakemelding om både positive og negative inntrykk, som for eksempel

  • hva kontrollørene har sett av hendelser, situasjoner, brudd på lovverk og ansattes alkoholhåndtering
  • hva som var bra og hva som var mindre bra
  • hvilke tiltak skjenkestedet bør sette i verk på kort og/eller lang sikt for å sikre god alkoholhåndtering

Samtalen bør foregå i rolige former på et bakrom eller lignende.

Hvis kontrollørene har observert en person som de vurderer som åpenbart påvirket, skal de be ansvarshavende om også å vurdere vedkommende.

Ta gjerne en runde i lokalet sammen med ansvarshavende og pek på de forholdene som er vurderte, og som vil bli rapportert til kommunen. Dette kan bidra til større forståelse for observasjonene og vurderingene. Trekk også fram de positive observasjonene.

Avslutt kontrollen med å spørre om ansvarshavende har noen spørsmål eller kommentarer til kontrollen.

Skjenkestedet bør informeres om muligheten til å klage, og om at de har to uker på seg fra de mottar rapporten fra kommunen til å kommentere den.

BEFARINGSRAPPORT

En befaringsrapport eller kvittering skal vise når kontrollen er gjennomført, tid, dato og hvem som foretok kontrollen.

Den bør inneholde informasjon om hvor mange gjester og ansatte som var på stedet under kontrollen, og hvem som hadde ansvaret for skjenking. Den bør også inneholde en kort beskrivelse av den generelle tilstanden på stedet, både positive og negative forhold.

Noter i rapporten om ansvarshavende var enig/uenig i kontrollørenes observasjonene eller hadde kommentarer til dem.

Befaringsrapporten er en dokumentasjon på at kontrollen er gjennomført, og bør underskrives av ansvarshavende etter at kontrollen er gjennomført og muntlig tilbakemelding er gitt.

TILLEGGSRAPPORT

En tilleggsrapport skrives i tillegg til en befaringsrapport eller kvittering for å dokumentere et mulig brudd på regelverket. Den skal skrives så snart som mulig etter kontrollen.

Det er viktig å notere hendelser, beskrivelser, tidspunkter osv. i løpet av kontrollen, slik at ikke sentrale beskrivelser blir unøyaktige eller glemt når rapporten skal skrives. Bruk gjerne mobiltelefonen eller lignende istedenfor penn og papir, slik at det ikke tiltrekker seg oppmerksomhet.

Kontrollørene kan avtale seg imellom hvem som skriver rapporten etter et mulig avvik. Det skal fremkomme av rapporten hvem som har observert hva. Dersom kontrollørene har gjort ulike observasjoner av samme hendelse eller situasjon skal dette framgå i rapporten.

Rapportens innhold bør forfattes i kronologisk rekkefølge og i fortid.

Kommenter også forhold som kan være relevante for andre kontrollinstanser, slik som politi, brannvesen, Mattilsynet, Skatteetaten og Arbeidstilsynet.

Tilleggsrapporten skal

  • dokumentere overtredelsen
  • være objektiv, beskrivende og tydelig
  • beskrive hva som faktisk er observert, ikke tolkninger av observasjonen
  • være mest mulig nøyaktig
  • ha med korrekt tidspunkt for hendelsen eller situasjonen
  • beskrive omgivelsene rundt hendelsen, for eksempel "bord tre til høyre for bardisken sett fra utgangsdøra"
  • beskrive sentrale personer og spesielle kjennetegn, dialekt eller språkform
  • beskrive klesdrakt (farge, type, osv.)
  • beskrive sentrale gjenstander og lignende så nøyaktig som mulig
  • beskrive de kjennetegnene som gjorde at en person vurderes som åpenbat påvirket
  • beskrive hendelsesforløp ved skjenking og/eller legitimasjonskontroll av mindreårig person

Eksempel på tilleggsrapport vedrørende åpenbart påvirket person

Kommunen skal sende skriftlig rapport snarest mulig og innen en uke til salgs- eller skjenkestedet. Bevillingshaveren har mulighet til å forklare seg til kommunen innen to uker.

Det er viktig å være klar over at tilleggsrapporten skal danne grunnlag for sanksjon og eventuell inndragning av bevilling. Den har stor betydning for hva slags sanksjon stedet kan komme til å få. og rapporten kan ved en tvist havne i retten. Resulterer den rapporterte hendelsen i en straffesak, vil både etterforskere, advokater og dommere være avhengige av blant annet kontrollrenes framstiling for å få et nøyaktig og riktig bilde av det som har skjedd.

Tilbake til > Salgs- og skjenkekontroll

 
 
Kommunetorget

2019 (C) Kommunetorget

» FORUM

E-post: post@kommunetorget.no

Lukk
Tips en venn:
Ditt fornavn:

Din e-post adresse:
Ditt etternavn:

Din venns e-post adresse:
Din melding / beskjed / kommentar:

(URL til siden blir automatisk lagt inn i e-post meldingen.)

Kode: r2p038
(Skriv inn koden over.)