Prosjektplan for planarbeidet


Av Jørgen og Roar Amdam

Prosjektetablering
Før kommunar vel å bruke dugnadsmetoden, bør dei sette seg grundig inn i kva metoden går ut på og kva dei kan rekne med å oppnå med denne metoden i høve til andre metodar. Det bør difor vere aktuelt å gi opplæring til dei som skal delta i prosessen og dei som skal avgjere om metoden skal brukast. Det kan då vere svært aktuelt å ta kontakt med andre kommunar og få dei til å uttrykke sine erfaringar og fortelle om kva resultat dei har oppnådt.

Når kommunar vel å bruke metoden, vil det vere av stor nytte for dei sjølve at dei lagar ein plan for planleggingsprosessen. Ein slik plan kan innehalde

  • ein kort statusrapport om planarbeidet og grunngivinga for val av metode med klargjering av planbehov, kven som er målgruppe for planlegginga og kven som vil vere brukarar av planen
  • ei klarast muleg målsetting for kva ein vil oppnå med planarbeidet og om kva form, innhald og omfang sjølve plandokumenta bør ha
  • ein oversikt over korleis kommunen vil gå fram og korleis framdrifta bør vere. Denne delen bør innehalde korleis ein vil skaffe ressursar til planlegginga, disponeringa av plankompetansen i kommunen, finansiering, organisasjonsstruktur, møteverksemd, samarbeid m.m.

Sjølve planarbeidet kan ofte med fordel organiserast som eit prosjekt med klar start og slutt. Ved rullerande planlegging kan dette prosjektet inngå som ein tidsavgrensa del av den kontinuerlege prosessen som planlegginga er. Dersom ein organiserer arbeidet som eit prosjekt, bør ein sette ned ei styringsgruppe og peike ut sekretæren/-ar og ein prosjektleiar.

I denne fasen bør kommunen også ta til å produsere bakgrunnsmateriale om sentrale utviklingstrekk og utfordringar for kommunen. Om dei har ein gammal plan, til generalplan eller kommuneplan, så bør dei prøve å oppsummere erfaringane med desse, om kva den har vorte brukt til, kva resultat den har gitt m.m.

Organisering
I læreboka er vist korleis sjølve rulleringa av plandokument kan organiserast med styringsorgan m.m. Denne organisasjonsmodellen passar ved overordna kommuneplanlegging. Ved bruk av dugnadsmetoden i meir avgrensa prosessar som næringsplanlegging, grendeplanlegging, sektorplanlegging, planlegging av ein tettstad m.m. må det lagast til andre organisasjonsmodellar som passar med planleggingsproblemet.

Til vanleg bør ein ha ei styringsgruppe samansett av dei som er viktige å ha med seg for at prosessen skal kunne verte vellukka. Ved næringsplanlegging vil dette t.d. vere representantar frå dei viktige næringane og organisasjonane innan arbeidslivet i kommunen og sentrale politikarar engasjert i tiltaksarbeid. Styringsgruppa sitt ansvar er å sikre framdrift, men også å sikre legitimitet og nettverk i høve til dei deltakarane som prosessen skal omfatte. 

I tillegg til styringsgruppa er det viktige å ha sekretær og/eller sekretærgruppe som skal syte for det praktiske prosjektarbeidet, herunder framdrift i følgje framdriftsplanen som bør utarbeidast på forhand (prosjektleiing), praktisk arrangement som referat, møteinnkalling, arrangement av stormøte m.m. og produksjon av dokumentutkast og kunnskapsgrunnlag.

Framdriftsplan, start ved årsskiftet
Ein strategisk og mobiliserande planleggingsprosess krev tid for å kunne få tilstrekkeleg modning og brei nok deltaking. I læreboka har vi vist korleis ein rulleringsprosess for kommuneplanen kan kombinerast med kommunevalet. Her vil vi vise døme på ein prosess for utarbeiding av ein kommunedelplan, td  ein strategisk næringsplan. Ein slik prosess kan lett take eit år frå ei startar med organisering og opplæring til dokumentproduksjonen er så langt komen at ein kan starte med den formelle vedtaksprosessen.

Våren og før sommarferien

  • Opplæringsseminaret skal haldast for dei sentrale politikarane, administratorane og andre sentrale personar i prosessen, spesielt slike som skal leie arbeidet og/eller kan verte flaskehalsar seinare. Ein må legge stor vekt på motivering og gi praktisk erfaring i bruk av arbeidsmetodane.
  • Stormøtet bør omfatte alle personane som er viktige aktørar innan det emnet som planprosessen gjeld, t.d. foretaksleiarar, representantar for organisasjonar innan næringslivet, politikarar og administratorar om emnet er strategisk næringsplanlegging. På stormøtet bruker ein dugnadshefte 1 til å vurdere nosituasjon og framtid og på dette grunnlaget velje innsatsområde. Stormøtet bør haldast i første kvartal.
  •  Arbeidsgrupper for strategiutvikling innan innsatsområde. Grupper vert oppnemnt snarast muleg etter stormøtet, seinast 1. april og får ca. 6 vekers frist til å utarbeide strategiar.  Arbeidsgruppene skal vere ferdig med dugnadshefte 2 til 17. mai.
  • Styrigsgruppa drøftar umiddelbart  resultata frå dugnadshefte 1 og 2 og utarbeider utkast til strategisk del (kommunedelplanens langsiktige del). Dette arbeidet bør helst gjerast før sommarferien. Forslaget bør sendast til formannskap, hovudutval, fylke og fylkeskommunen og andre til orientering og kommentar. Styringsgruppa vurderer forslaga til tiltak og endringar og tek initiativ til gjennomføring.

Etter sommarferien og utover hausten:

  • Styringsgruppa  drøftar prioriterte tiltak og endringar med aktuelle aktørar tidleg om hausten, og  følgjer opp  og får utført nødvendige vurderingar og eventuelt gjennomfører konkrete tiltak og endringar.
  • Deretter bør styringsgruppa utarbeide utkast til taktisk del (kommunedelplanens kortsiktige del). Til dette arbeidet kan dei bruke dugnadshefte 3, eventuelt på stormøte eller i mindre møte med avgrensa deltaking.
  •  Til slutt skal styringsgruppa drøftar og stiller saman utkasta til langsiktig del og kortsiktig del, og oversende utkastet til plan  til formannskapet til vidare politisk behandling. Eventuelt kan dei no skipe til eit stormøte med dugnadshefte 6 for å få evaluert plandokumenta dei har laga.

Utover vinteren og vidare oppfølging

  • Styringsgruppa kan då oppløysast, dersom dei har fått i mandat å lage ein kommunedelplan. Men uansett bør dei som no har ansvaret for området som kommuneplanen dekker, prøve å sjekke ut aktuelle prosjekt i delplanen med dei som er aktuelle for å få til gjennomføringa. Til dette arbeidet kan dei bruke dugnadshefte 4 på stormøte brei deltaking, eller på forhandlingsmøte med meir avgrensa deltaking.




Se og klikk på høyre side:
Figur. Døme på program for opplæringsseminar.
Vedlagt dokument: Døme på dei ulike dugnadshefta

Relaterte dokumenter
 
 
 
 
Kommunetorget

2020 (C) Kommunetorget

» FORUM

E-post: post@kommunetorget.no

Lukk
Tips en venn:
Ditt fornavn:

Din e-post adresse:
Ditt etternavn:

Din venns e-post adresse:
Din melding / beskjed / kommentar:

(URL til siden blir automatisk lagt inn i e-post meldingen.)

Kode: 56832x
(Skriv inn koden over.)