Stormøte som arena for bruken av dugnadshefta


Av Jørgen og Roar Amdam

Basert på erfaringar frå slike stormøte, vil vi her kommentere ulike sider både ved førebuing, gjennomføring og etterarbeid. Vi viser elles til meir spesiell omtale av stormøta nedanfor under presentasjon av kvart dugnadshefte.

Førebuing
På stormøta  er det ønskjeleg å samle folkevalde, tilsette i kommunen, folk som representerer næringslivet, grender, sektorar, interesseorganisasjonar, lag og foreiningar i kommunen. Også folk frå fylkesnivået bør inviterast. Det er viktig at flest muleg møter.  Utvalde personar bør inviterast og motiverast på ulike måtar. Men det bør presiserast at dette er opne møte som alle har høve til å delta på ‑ også dei som ikkje er inviterte.

Det er svært viktig å legge mykje arbeid i å lage liste over kva personar og organisasjonar som bør delta på stormøtet. Både personar som er naturlege leiarar i utviklingsarbeidet seinare og også slike som kan verte "flaskehalsar" må inviterast. Alle må tilskrivast personleg og følgjast opp med telefon.

Om det er forutsett at kommunestyret skal delta, må medlemmene kallast inn på vanleg måte.  Vi har erfart at det kan vere vanskeleg å få folkevalde til å møte, difor bør det vurderast om desse i staden for invitasjon bør få innkalling.

Stormøta kan haldast på rådhuset, på ein skule e.l. Det er viktig at ein har ein større plenumssal og grupperom i rimeleg nærleik. I boks 1 presenterer vi ei sjekkliste til bruk i samband med stormøte

I plenumssalen må det vere ein overheadprosjektor og det er ønskjeleg at deltakarane har tilgang på kaffi under møtet. Gjerne slik at det står kaffi på grupperomma.

Gruppene bør samansettast på tvers av sektorar, grender og andre interesser for å få fram heilskapstenking. Dei bør vere på sju til ni personar inkludert leiar/dirigent og sekretær. Det tar tid å sette saman slike grupper, difor bør samansettinga av gruppene så langt råd er vere gjort før stormøta. Nødvendige justeringar kan då gjerast under opninga av stormøta.

Kvar gruppe bør vere oppsett med ein sekretær og desse bør få opplæring før stormøta, dei bør difor møte eit par timar før opninga av stormøta.

Det kan vere fordelaktig å oppnemne leiarar av gruppene på førehand slik at desse kan førebu seg på kva dei skal gjere. Ulempen er at dei kan verte for "profesjonelle" og fungere bindande på resten av deltakarane. Av den grunn kan det vere fordelaktiv at leiarvervet går på sirkulasjon mellom deltakarane. I læreboka er det gjort nærare greie for arbeidsopplegg m.m.

Gjennomføring

 Vi reknar med at ordføraren/prosjektleiaren opnar møtet og at ein prosessleiar som kan vere ein leigd eller tilsett  konsulent/planleggar, tek over som møteleiarar, men at ordføraren/prosjektleiaren styrer debatten på slutten av møtet. Det siste er viktig for å tone ned den leigde konsulentens rolle og signalisere til forsamlinga at dette er eit prosjekt som kommunen eig.

Under presentasjonen i plenum er det tilstrekkeleg at kvar gruppe  får tildelt tre minutt til presentasjon av gruppearbeidet sitt. Derimot bør ein ikkje knipe inn på tida til gruppearbeida. Det bør avsettast litt lengre tid til det første gruppearbeidet enn til det andre, fordi gruppene mellom anna skal få tid til å etablere seg med sekretærar og dirigent.

Etterarbeid

Det er ønskjeleg at det blir gitt oppsummeringar og skapt fokus på sentrale utviklingstrekk og utfordringar allereie på stormøta. Dette bør prosessleiaren gjere. Arrangørane av stormøta bør innkallast til møte morgonen etter for å oppsummere og vidareføre dette arbeidet.  Det er her spesielt viktig å få avgrensa endringar og tiltak  som kan gjennomførast straks og sette opp ein handlingsplan for dette. Om ønskjeleg bør det nedsettast eigne gjennomføringsgrupper for desse.

Arrangørane bør syte for at dugnadshefta blir skrivne på tekstbehandlingsutstyr
 
 
Kommunetorget

2020 (C) Kommunetorget

» FORUM

E-post: post@kommunetorget.no

Lukk
Tips en venn:
Ditt fornavn:

Din e-post adresse:
Ditt etternavn:

Din venns e-post adresse:
Din melding / beskjed / kommentar:

(URL til siden blir automatisk lagt inn i e-post meldingen.)

Kode: n3y12g
(Skriv inn koden over.)